ВАС: нельзя обосновать понесенные затраты на ГСМ, если в путевом листе нет подробной информации о маршруте автомобиля

Если таких данных нет или содержится общая формулировка «по городу», инспекторы могут отказать компании в признании затрат на ГСМ. Правомерность такого подхода подтвердил Высший арбитражный суд в определении от 30.08.13 № ВАС-11880/13 об отказе в передаче дела в Президиум этого суда.

Суть конфликта
Самарские инспекторы сняли расходы компании по горюче-смазочным материалам за 2008 и 2009 годы в размере 690 тыс. рублей. Поводом для этого стало отсутствие подробного описания мест следования автомобиля в путевых листах (в организации ограничились общим обозначением маршрута — «по Самаре», «по Самарской области»).

Организация с решением ИФНС не согласилась и обратилась в суд. По мнению налогоплательщика, если компания не является автотранспортной, она не обязана применять типовую форму путевого листа. В этом случае можно включить в путевой лист минимальный набор показателей первичного документа, приведенных в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»).

Аргументы в пользу налогоплательщика
Суд апелляционной инстанции поддержал компанию: адрес в маршруте является обязательным реквизитом только для автотранспортных организаций. Остальные могут разработать свою форму путевого листа или иного документа, которым подтверждается обоснованность произведенных расходов на ГСМ, и где отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете. Отсутствие в путевых листах конкретного маршрута не может являться основанием для признания расходов непроизводственными.

К тому же подтвердить использование автотранспортного средства в производственной деятельности компании можно и другими документами. В данном случае были представлены авансовые отчеты, кассовые чеки АЗС. На основании этих данных в организации определялся фактический расход ГСМ по конкретному автомобилю. Также имеются распоряжения на отгрузку продукции со склада, в которых указывается ФИО водителя, получающего груз и наименование предприятия, куда этот груз необходимо доставить; должностная инструкция водителей, согласно которой водители имели право эксплуатировать автомобиль исключительно в служебных целях.

Решение ВАС
Однако суды остальных инстанций, включая коллегию ВАС, приняли решение в пользу налоговиков. Как указали арбитры, форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля»*, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств. Целью составления путевого листа является, в том числе подтверждение обоснованности расхода ГСМ. В рассматриваемом случае путевые листы оформлены с нарушением статьи 252 НК РФ, поскольку общие формулировки, такие как «по Самарской области», «по Самаре», не раскрывают содержание хозяйственной операции. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

С учетом изложенного, суд пришел к выводу: путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.