Может ли организация принимать для возмещения сотруднику расходов на ГСМ только чек без слипа?

Вопрос: «Сотрудники используют личное авто для служебных целей, о чем с ними заключено дополнительное соглашение к трудовому договору. При расчете за ГСМ сотрудниками используются личные банковские карты. Для возмещения расходов на ГСМ при безналичной оплате были предоставлены чеки с АЗС, но отсутствуют слипы. При отсутствии слипов имеет ли организация право принять только чеки для возмещения расходов на ГСМ сотруднику?».

Ответ: Слип это 3-я копия чека, подтверждающая проведение по банковской карте операций покупателя ГСМ. Этот экземпляр чека – не фискальный документ, а документ подтверждающий лишь факт того, что операция прошла по банковской карте.

Основным, но не единственным документом, подтверждающим расходы на ГСМ является фискальный чек, в котором имеются идентификаторы продавца и покупаемого товара, в данном случае: ИНН, АЗС, вид и количество топлива.

На практике обычно налоговикам в качестве подтверждающих документов  достаточно фискального чека, однако налоговые органы в своих Письмах основываются на определении платежного документа в Положении Банка России от 24.12.2004 № 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" ( пункт 3.1), в соответствии с которым при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме (далее - документ по операциям с использованием платежной карты). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Учитывая это, неверным было бы игнорировать предоставление в бухгалтерию слипов наряду с фискальным чеком.