Экономическое обоснование расходов
«Наша компания регулярно приобретает чай, сахар, кофе, молоко для своих сотрудников. В течение рабочего времени все сотрудники офиса могут в неограниченном количестве потреблять все эти напитки. Наша бухгалтерия все эти расходы списывает за счет представительских.
Скажите, пожалуйста, может ли быть к компании официальная возможность принимать такие расходы при учете налога на прибыль, в каком случае они могут считаться экономически обоснованными, а также необходимо ли при этом удерживать НДФЛ с сотрудников, принимая все чаи и кофе за дополнительный доход, который якобы сотрудники получили?».
Ответ: Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других предприятий, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. В перечень издержек на официальный прием участников и их обслуживание вне зависимости от места проведения входят расходы на: - завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие; - транспортное обслуживание по доставке представителей других компаний к месту проведения мероприятия и обратно; - буфетное обслуживание во время переговоров; - оплату услуг переводчиков. Перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит. Нельзя включать в состав представительских расходы и траты на угощение кофе, чаем и кондитерскими изделиями посетителей офиса, когда визиты происходят вне рамок официального приема (аналогичная позиция высказана в письмах Минфина от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759 от 5 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/157). Соответственно, чтобы указанные расходы были приняты в целях налогообложения прибыли, они должны соответствовать условиям, указанным в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если напитки потребляют работники, то затраты на эти напитки могут быть приняты в целях налогообложения прибыли при условии их соответствия с. 255 НК РФ, т.е предусмотрены трудовыми договорами и являться частью системы оплаты труда. Но учет потребленного угощения должен быть пероснифицирован, в т.ч. начислены страховые взносы и у НДФЛ. Если же «персонификация» не организована, то указанные затраты нельзя учесть в целях налогообложения прибыли.
