Ошибка при подписании многостраничных документов
Одной из основных ошибок, допускаемых при оформлении многостраничных документов – проставление подписи ответственного лица на отдельном листе.
В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Поэтому порядок оформления подписи закреплен на законодательном уровне.
Основным документом, которым следует руководствоваться при оформлении документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") (далее ГОСТ Р 6.30-2003).
Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Что же будет нарушено, если подпись руководителя будет проставлена на отдельном листе, не относящемуся к самому документу?
Первая ошибка связана с нормативным регулированием. Так, если при оформлении реквизита «подпись» будут соблюдены установленные правила, то в подписи не будет указано полное наименование должности лица, подписавшего документ, ведь документ оформлен на бланке. Но на бланке, как правило, печатается первый лист, остальные листы документа оформляются не на бланках. Соответственно, в подписи не будет указана полная должность лица, подписавшего документ. Следует отметить, что полная должность подписанта включает в себя наименование организации, от имени которой он выступает. Поэтому подпись на отдельном листе не позволит должным образом идентифицировать ни организацию, ни должностное лицо.
Другая ошибка ясна из поставленного вопроса: подпись должностного лица проставлена на отдельном листе. Соответственно, не совсем ясно, к какому документу она относится и какое положение утверждает. Правда, эта ошибка не связана с нормативным регулированием. Но зато создает определенные риски, связанные с возможностью открепления листа с подписью ответственного лица от необходимого документа и прикрепления его к иному документу с соответствующими последствиями.
Следует отметить, что указанный порядок практически нигде не прописан, т.к. вытекает из правил делового оборота. Одним из документов, в котором указано на недопустимость отрыва подписи от текста и печатания ее на отдельном листе, является Инструкция по делопроизводству Управления Федерального казначейства по Московской области, утв. Приказом УФК по МО от 14.07.2009 N 01-04/229. Так, в п. 2.2.20 указанной инструкции установлено, что подпись должностного лица нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если же подпись не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.
Обращаем внимание, что правила подписания многостраничных документов относятся к документам любого характера (например, юридическим документам, а также к финансовым и кадровым).
